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L'agence comptable

L’agence comptable conformément au décret de création de l‘Institut français est confiée à un agent détaché de la DGFIP, nommé par arrêté conjoint du ministère du budget et du ministère des affaires étrangères.

Afin d’exercer cette mission l’agent comptable doit prêter serment auprès de la cour des comptes. Il est astreint à un cautionnement propre à garantir les intérêts de l'État.

Il obéit au principe de séparation entre l'ordonnateur et le comptable.

Principe fondamental du droit budgétaire et financier français : l'agent public qui ordonne une dépense - ou la perception d'une recette - n'est pas celui qui manie les fonds.

Les moyens en personnel et en matériel nécessaires au fonctionnement des services comptables sont fournis par l'établissement.

Le personnel de l’agence comptable est placé sous l'autorité de l'agent comptable.

L'agent comptable pour sa part relève directement du pouvoir hiérarchique du président de l’institut.

En conséquence, il est placé sous l'autorité fonctionnelle du président, en dehors des actes qu'il accomplit en tant que comptable public.

L'agent comptable, comptable public

L’agent comptable, aux termes des dispositions du décret portant règlementation de la GBCP, est seul chargé :

En matière de recettes :

  • De la prise en charge et du recouvrement des ordres de recettes émis par l'ordonnateur ;
  • De l'encaissement des droits au comptant et des recettes de toute nature que l'établissement est habilité à percevoir ;
  • De faire diligence pour assurer la rentrée de toutes les ressources de l'établissement, d'avertir l'ordonnateur de l'expiration des baux, d'empêcher les prescriptions ...
  • Du contrôle de la mise en recouvrement des créances de l'établissement, de la régularité des réductions et des annulations des ordres de recettes.

En matière de dépenses :

  • Du paiement des dépenses, soit sur ordre émanant de l'ordonnateur, soit de sa propre initiative, ainsi que de là suite à donner aux oppositions et autres significations ;

Lors des paiements, d’exercer les contrôles suivants qui portent sur :

  • La qualité de l’ordonnateur ou de son délégué ;
  • La disponibilité des crédits ;
  • L’exacte imputation des dépenses aux comptes qu'elles concernent selon leur nature ou leur objet ;
  • La validité de la créance, c’est à dire la justification du service fait, l’exactitude des calculs de liquidation, l’intervention préalable des contrôles réglementaires (L’existence du visa du contrôleur financier, chaque fois qu'il est requis) et la production des justifications ;
  • Le caractère libératoire du règlement ;
  • L’application des règles de prescription ;
  • Les contrôles spécifiques en matière de paye.
  • Les contrôles justifiés par la règlementation particulière de l’établissement :application des règles sur les déplacements du personnel, des marchés publics, des délibérations du conseil d’administration.
  • Le comptable est seul habilité, à disposer du droit de procéder aux règlements des factures par tous moyens.

 

En matière de patrimoine :

  • De la garde et de la conservation des fonds et valeurs de l'établissement ;
  • Du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités.

En matière de comptabilité :

  • De la tenue de la comptabilité de l'établissement ;
  • De la conservation des pièces justificatives des opérations et des documents de comptabilité ;
  • De la mise en place et du suivi du contrôle interne comptable (CIC)
  • D’établir le compte financier de l'établissement pour l'exercice écoulé, et après signature par l’ordonnateur et approbation par le conseil d’administration de l’établissement, de l’adresser à la Cour des comptes.

Dans l'exercice de ses fonctions de comptable public, l'agent comptable dispose d'une totale indépendance, non seulement à l'égard de la direction de l'établissement, mais encore à l'égard de l'autorité qui l'a nommé.

Cette indépendance est la contrepartie logique de la responsabilité pécuniaire qui lui est propre.

En effet, en vertu des dispositions du décret portant la GBCP, l’agent comptable est personnellement et pécuniairement responsable du recouvrement des recettes, du paiement des dépenses, du maniement des fonds et des contrôles qu'il est tenu d'assurer.

Cette responsabilité pécuniaire s'étend à toutes les opérations de l’agence comptable.

L’agent comptable est agent comptable principal car, il est justiciable directement devant la cour des comptes.

L'agent comptable, conseiller de l'ordonnateur

L'agent comptable est non seulement un teneur des comptes et un contrôleur de la régularité, mais également un conseiller. La notion d'indépendance de l’agent comptable n'est nullement exclusive de relations de confiance et de coopération.

L'intervention de l'agent comptable en amont des décisions permet de suggérer et de préparer la procédure financière et comptable adaptée, et prévenir ainsi d'éventuelles difficultés au stade de l'exécution des opérations. Cette mission de conseil s’exerce sans interférer avec ses attributions de comptable public :

    Lorsqu’il agit en tant que conseiller de l'ordonnateur, son avis sur le projet envisagé peut être d'opportunité financière, mais ne lie pas bien entendu la décision de l'ordonnateur ;

    En revanche, lorsqu'il exerce les contrôles de régularité qui lui incombent en tant que comptable public, l'agent comptable se doit d'exclure toute appréciation de l'opportunité des actes de dépenses et de recettes. S'il refuse de procéder à l'encaissement ou au paiement du titre ou du mandat émis par l'ordonnateur, son refus doit se fonder sur une irrégularité juridique, et s'impose alors à l'ordonnateur (sauf réquisition éventuelle).

L’agent comptable peut exécuter pour le compte de l’ordonnateur, des tâches spécifiques:

A l’Institut Français, la gestion des tiers, des immobilisations, de la tenue de l’inventaire, est assurée par l’agence comptable.